ELO Számla kezelés
ELO Invoice – Bejövő számlák automatizált feldolgozása
Gyorsabb jóváhagyás, kevesebb hiba, teljes átláthatóság – az ELO Invoice a számlafeldolgozást a beérkezéstől a könyvelésig végigviszi, szabályozottan és auditálhatóan.
Mire jó – röviden:
Az ELO Invoice az ELO ECM platform számlafeldolgozó modulja, amely digitalizálja és automatizálja a bejövő számlák teljes életciklusát: rögzítés, adatkinyerés (OCR), ellenőrzés, jóváhagyás, kontírozás, ERP-szinkron és archiválás.
Mire való?
- A bejövő számlák gyors, hibamentes és nyomon követhető feldolgozására.
- Az adatok automatikus kinyerésére (szállító, számlaszám, dátum, tételek, nettó/bruttó/ÁFA stb.).
- Szabályalapú jóváhagyási útvonalak futtatására (összegküszöbök, költséghelyek, projektkódok).
- ERP/könyvelő rendszer felé történő automatikus átadásra és jogi megőrzésre az ECM-archívumban.
Miért előnyös?
- 30–70% időmegtakarítás a manuális rögzítéshez képest (tipikus ügyfél-visszajelzések alapján).
- Kevesebb hiba és duplikáció, egységes szabályokkal és kötelező mezőkkel.
- Átláthatóság és felelősség: ki, mikor, mit hagyott jóvá (naplózás).
- Gyorsabb zárás: kevesebb torlódás a hónap végén.
- Audit-kész folyamat: bizonyítható megfelelés, naplózott jóváhagyási láncok.
- Skálázhatóság: a számlaszám emelkedésével sem nő arányosan az adminisztráció.
Milyen folyamatokat fed le?
- Beérkezés: e-mail/fájlmappa/szkenner → ELO érkezteti.
- Digitalizálás & OCR: automatikus adatkinyerés (fejléc, tételek), validáció törzsadatokkal.
- Ellenőrzések: szállító-egyeztetés, formai/összeg/ÁFA-szabályok, duplikáció-szűrés.
- Egyeztetések: megrendelés/szállítólevél egyeztetés.
- Jóváhagyási workflow: összegküszöb, költséghely, projekt, többkörös jóváhagyás, helyettesítés.
- Kontírozás: könyvelési számlák, költséghelyek, projektek hozzárendelése.
- ERP-szinkron: adatok és/vagy képkép/ PDF átadása a főkönyvnek (API/fájlcsere).
- Archiválás: jogszabály-kompatibilis megőrzés, visszakereshetőség, jogosultságkezelés.
- Riport: státuszok, átfutási idők, nyitott tételek.
Kulcsfunkciók
- OCR + gépi tanulás (opcionális): számlasablonok automatikus tanulása, tételek kinyerése.
- Szabályalapú workflow-motor: feltételek, ágak, határidők, emlékeztetők, helyettesítés.
- Összerendelések: megrendelés – szállítólevél – számla összerendelés.
- Duplikáció-védelem: több szempontú egyezés-vizsgálat.
- Kivételkezelés: hiányzó PO, eltérésküszöbök, reklamációs kör.
- Jogosultság és naplózás: szerepkörök, betekintési szint, teljes audit útvonal.
- Keresés & visszakeresés: metaadatok, teljes szöveg, címkék.
- Dashboardok és KPI-k: átfutási idő, állapotok, torlódási pontok, SLA-k.
- Mobil és web: jóváhagyás bárhonnan.
Integrációk
- ERP/könyvelés: szabványos interfészek API-val, fájl- vagy adatbázis-alapon (pl. SAP, Microsoft Dynamics, Navision, NetSuite, stb.).
- Beszerzés/PO rendszerek: PO-alapú egyeztetés.
- E-számla / e-aláírás / DMS: kapcsolódás az ELO ECM moduljaihoz és külső szolgáltatásokhoz.
KPI-k és jelentések
- Átfutási idő számlatípusonként
- Jóváhagyási ciklusok száma/ideje
- Kivételes esetek aránya (eltérés, hiányzó PO)
- Duplikációs találatok, hibaarány
- Nyitott/lezárt tételek a zárás előtt
Tipikus eredmények (ügyfél-példák alapján)
- Manuális rögzítési idő jelentős csökkenése
- Gyorsabb jóváhagyás, napok helyett órák kritikus összeghatárokban
- Zárási stressz csökkenése, jobb cash-flow láthatóság
Kinek ajánljuk?
- KKV-k és közepes/nagy szervezetek, ahol a számla mennyiség már terheli a csapatot
- Projekt- vagy költséghely-alapú működés (építőipar, szolgáltatás, gyártás, közszolgáltató)
- ERP-t használó vállalatok, ahol szükség van end-to-end összekapcsolásra
Gyakori kérdések
Mennyi idő a bevezetés?
A folyamatérettségtől és integrációtól függően jellemzően néhány hét–pár hónap.
Mennyire „tanítható” az OCR?
Az ELO DocXtractor (opcionális) sablon- és tanulómechanizmussal dolgozik; a pontosság folyamatosan finomítható.
Mi történik kivétel esetén (nincs PO/eltérés)?
Kivétel-workflow indul, felelős kijelöléssel, határidővel és megjegyzésekkel; minden lépés naplózódik.
Hogyan illeszkedik az ERP-hez?
Szabványos interfésszel; a konkrét mező- és folyamat mappingot az induló workshopon rögzítjük.
Jogszabályi megfelelés és audit?
A folyamat végig auditált, a dokumentumok és metaadatok jogszabály-szerűen megőrizhetők és visszakereshetők.
Szeretnéd 30 nap alatt látni az eredményeket?
Kérj ingyenes konzultációt és élő demót az ELO Invoice-ról.
Vagy töltsd ki az űrlapot, visszahívunk 1 munkanapon belül.