ELO Digitális Személyzeti Akta

ELO Digitális személyzeti akta

ELO Digitális személyzeti akta – HR dokumentumok egy helyen, biztonságban
Teljes dolgozói dossziék, szabályozott hozzáféréssel, automatizált megőrzéssel és auditálható folyamatokkal.

Mire jó – röviden:
Az ELO Digitális személyzeti akta az ELO ECM platform HR-dokumentumkezelő modulja. A munkavállalói életciklus minden dokumentumát kezeli: szerződések, módosítások, igazolások, képzési tanúsítványok, orvosi alkalmasság, teljesítményértékelés, belépés–kilépés és megőrzés.

Mire való?

• Minden HR-dokumentum központi, biztonságos kezelése (egyéni és csoportos nézetek).
• Gyors visszakeresés metaadatokkal és teljes szövegben.
• Megfelelés és auditálhatóság: naplózás, megőrzési idők, jogosultsági szintek.
• Automatikus értesítések lejáró igazolásokra, vizsgálatokra, próbaidőre, szerződésekre.

Miért előnyös?

• Kevesebb adminisztráció és kevesebb kockázat: sablonok, kötelező mezők, automatikus megőrzés.
• Mindig naprakész dosszié: hiánypótlás, lejárati figyelmeztetések, feladatkiosztás.
• Átlátható hozzáférés: HR, vezető, munkavállaló – szerepkör-alapú jogosultságokkal.
• Audit-kész működés: ki, mikor, mit tekintett meg vagy módosított – teljes nyomkövetés.

Milyen folyamatokat fed le? (end-to-end)

1. Onboarding – dokumentumlista generálása (szerződés, GDPR, titoktartás, IT-átadás stb.), e-aláírás opció, hiánypótlás.
2. Munkaviszony alatti dokumentumok – bér- és pozíciómódosítás, teljesítményértékelés, képzések/tanúsítványok, orvosi alkalmasság, szabadság-/távolléti igazolások.
3. Emlékeztetők és lejáratok – orvosi/munka­védelmi vizsgálat, igazolványok, próbaidő, határozott idejű szerződések.
4. Self-service és kérelmek – dolgozói dokumentum-hozzáférés, igazolás-igénylés, adatmódosítási kérelem (jóváhagyási workflow-val).
5. Offboarding – kilépési checklist, eszközátadás, záró dokumentumok, hozzáférések zárása, tárolási státuszváltás.
6. Archiválás és megőrzés – szabályalapú időzítés, selejtezés/jogszabály szerinti megőrzés, törlési kérések kezelése.

Kulcsfunkciók

• Strukturált személyzeti dossziék: egységes mappaszerkezet, dokumentumtípus-sablonok.
• Metaadat-vezérelt keresés: munkavállaló, szerződésszám, típus, érvényesség, telephely stb.
• Verziózás és naplózás: változáskövetés, megtekintési és módosítási napló.
• Jogosultság- és szerepkörkezelés: HR, People Manager, munkavállaló, auditor.
• Automatikus értesítések és feladatok: lejáratok, hiánypótlás, aláírás, ellenőrzés.
• E-aláírás támogatás: szerződések és nyilatkozatok digitális aláírása, letéti példányok.
• Import/OCR: papíralapú dossziék gyors digitalizálása, tömeges migráció.
• Riportok és dashboardok: lejáró dokumentumok, hiánylisták, teljesítési státuszok.

Integrációk

• HRIS/Payroll/ERP (pl. Nexon, SAP, Microsoft Dynamics, Workday, stb.): törzsadat-szinkron, státuszok, események.
• Időnyilvántartás és beléptető rendszerek: igazolások és jelenléti dokumentumok összekapcsolása.
• E-aláírás szolgáltatók: aláírási folyamatok és példányok automatikus archiválása.
• ELO ECM modulok: HR toborzás, központi irattár, workflow.

KPI-k és jelentések

• Lejáró dokumentumok aránya és átlagos kezelési idő
• Hiánypótlási ciklusidő és SLA-teljesülés
• Onboarding/offboarding átfutási idő
• Audit-megfelelési mutatók (naplózott hozzáférések, hiánytalan dossziék aránya)

Tipikus eredmények

• 40–70%-kal kevesebb manuális keresés és adminisztráció a HR-ben.
• Nullához közelítő lejárat-lemaradás automatizált értesítésekkel.
• Gyors audit-felkészülés, konzisztens dosszié-struktúrával.

Kinek ajánljuk?

• KKV-k és közép/nagyvállalatok több telephellyel vagy magas fluktuációval.
• Megfelelés-érzékeny ágazatok (közszolgáltatók, gyártás, egészségügy, pénzügy, IT-szolgáltatók).
• Nagy papírmúltú szervezetek, amelyek digitalizálni és szabályozni szeretnék a HR-akta kezelést.

Gyakori kérdések (FAQ)

Kezeli a GDPR-t és a megőrzési időket?
Igen. Szabályalapú megőrzés, törlési kérelmek kezelése, teljes hozzáférés- és műveletnapló.

Dolgozói hozzáférés adható?
Igen, szabály alapon: a munkavállaló csak a rá vonatkozó és engedélyezett dokumentumokat látja.

Hogyan kerülnek be a régi papírdossziék?
OCR-rel és tömeges importtal, sablon- és metaadat-támogatással, minőségellenőrzéssel.

Vannak kész riportok?
Igen: lejárati, hiánylista, audit- és státuszriportok; egyedi dashboardok is készíthetők.

Mennyire biztonságos?
Finomhangolt jogosultságok, titkosított tárolás és átvitel, részletes audit követés.

Szeretnéd néhány héten belül audit-készre hozni a HR-dossziékat?
Kérj ingyenes konzultációt és élő demót az ELO Digitális személyzeti akta megoldásról.

Vagy töltsd ki az űrlapot, és 1 munkanapon belül visszahívunk