ELO E-Akta
ELO E-akta – Ügyek, dossziék és iratok egyben, szabályozottan
Ügyindítástól a lezárásig: strukturált elektronikus akták, automatizált folyamatokkal és auditált megőrzéssel.
Mire jó – röviden:
Az ELO E-akta az ELO ECM platform elektronikus ügyiratkezelő modulja. Egyesíti az ügyhöz tartozó dokumentumokat, metaadatokat, feladatokat és határidőket, támogatja a munkafolyamatot (workflow), az iktatást, az e-aláírást és a jogszabályszerű archiválást.
Mire való?
- Ügyek és dossziék (projektek, kérelmek, panaszok, szerződéscsomagok) központi kezelése.
- Iktatás, verziózás, naplózás és szerepkör-alapú hozzáférés biztosítása.
- Határidős feladatok és jóváhagyások egységes, átlátható kezelése.
Miért előnyös?
- Átlátható ügykezelés: minden irat, döntés és státusz egy helyen.
- Gyorsabb átfutás: automatizált lépések, sablonok, riasztások.
- Kevesebb kockázat: audit követés, kötelező mezők, egységes név- és dosszié szabályok.
- Megfelelés: szabályalapú megőrzés/selejtezés, visszakereshetőség, e-aláírás-támogatás.
Milyen folyamatokat fed le? (end-to-end)
- Ügyindítás / érkeztetés – kérelmek, beadványok, belső igények aktába rendezése.
- Iktatás és metaadatolás – ügytípus, ügyfél/partner, felelős, határidők, hivatkozási számok.
- Dokumentumkezelés – verziózás, sablonok, szerkesztés, összehasonlítás, csatolmányok.
- Workflow és jóváhagyás – feladatkiosztás, ellenőrzés, jóváhagyási körök, helyettesítés.
- Kommunikáció és kimenő irat – válaszirat-sablonok, e-aláírás, kimenő napló.
- Kapcsolódó akták – projektek/szerződések/ügyek összekapcsolása, hivatkozások.
- Lezárás – döntés rögzítése, státuszváltás, selejtezési/megőrzési szabályok indítása.
- Archiválás és keresés – teljes szövegű keresés, metaadat- és címkealapú visszakeresés.
- Riportolás – átfutási idők, SLA, terhelés, szűk keresztmetszetek.
Kulcsfunkciók
- Strukturált aktasablonok ügytípusonként.
- Teljes audit követés (ki, mikor, mit nézett/módosított/jóváhagyott).
- SLA-kezelés határidőkkel, riasztásokkal, eszkalációval.
- Jogosultság- és szerepkörkezelés (belső, vezetői, külső hozzáférés opció).
- E-aláírás / időbélyeg támogatás.
- Duplikáció- és verzióvédelem, dokumentum-összehasonlító.
- Tömeges import és OCR régi papírdossziék digitalizálására.
- Dashboardok vezetői és operatív nézetekhez.
Integrációk
- E-mail, űrlapok, portálok – automatikus beemelés és aktába rendezés.
- CRM/ERP/ügyviteli rendszerek – partner-, ügy- és referenciaadatok szinkronja.
- ELO modulok – bejövő posta, szerződés/számla, tudásbázis, archiválás.
- SSO/AD – központi felhasználó- és jogosultságkezelés.
KPI-k és jelentések
- Átlagos/medián átfutási idő ügytípusonként
- SLA-teljesülés és eszkalációk
- Nyitott/lejárt akták száma és értéke (ha releváns)
- Terhelés felelősönként/egységenként
- Elsőre helyes iktatás/osztályozás aránya
Tipikus eredmények
- 30–60% időmegtakarítás az ügyintézésben.
- Kevesebb elveszett irat és információs sziget.
- Audit-kész működés, bizonyítható döntési lánccal.
Kinek ajánljuk?
- KKV-k és közép/nagyvállalatok, projekt- vagy ügyalapú működéssel.
- Közszolgáltatók és ügyfélszolgálatok, magas beadvány- és iratforgalommal.
- Szabályozott ágazatok, ahol a megőrzés és naplózás kritikus.
Gyakori kérdések
Miben több az e-akta egy mappánál?
Strukturált metaadatok, workflow, naplózás, SLA és jogszabályszerű megőrzés – nem csak tárolás.
Kezeli a vegyes csatornákat (papír + e-mail + űrlap)?
Igen, egységes érkeztetéssel és aktába rendezéssel.
Van e-aláírás?
Igen, szabványos szolgáltatókkal integrálva; aláírt példányok automatikusan archiválódnak.
Hogyan történik a migrálás?
Tömeges import + OCR, sablonos metaadat-képzéssel és minőségellenőrzéssel.
Szeretnéd, ha minden ügy anyaga egy kattintással átlátható lenne?
Kérj ingyenes folyamatauditot és élő demót az ELO E-akta megoldásról.
Vagy töltsd ki az űrlapot, és 1 munkanapon belül visszahívunk.