ELO Digitális Posta
ELO Digitalizált bejövő posta – Papír és e-mail beérkezéstől az ügyintézésig, egy rendszeren
Automatikus iktatás, OCR, osztályozás és továbbítás – kevesebb átfutási idő, magasabb ügyfélélmény, teljes átláthatóság.
Mire jó – röviden:
Az ELO bejövő-posta modulja egységesíti a papíralapú és elektronikus küldemények kezelését: szkennelés, adatkinyerés (OCR), osztályozás, iktatás, szabályalapú útvonalak, érkeztetési napló és auditált archiválás – weben és mobilon.
Mire való?
- Minden bejövő csatorna (papír, e-mail, űrlap, portál) egységes kezelésére.
- Automatikus iktatásra és adatkinyerésre, kézi rögzítés minimalizálására.
- Szabályozott ügyintézésre: felelősök, határidők, helyettesítés és határidő riasztások.
Miért előnyös?
- Gyorsabb átfutás és kevesebb hiba – automatizált rögzítés és osztályozás.
- Átláthatóság: ki, mikor, mit intéz – teljes naplózás és státuszok.
- Ügyfél- és ügyfélbarát működés: csökkenő válaszidők, egységes színvonal.
- Skálázhatóság: kampány- és szezoncsúcsok kezelése extra adminisztráció nélkül.
- Megfelelés: iktatási rend, jogszabály-szerű megőrzés, visszakereshetőség.
Milyen folyamatokat fed le?
- Beérkezés és érkeztetés – postai küldemény, e-mail, online űrlap, E-ügyintézés.
- Digitalizálás & OCR – szkennelés, karakterfelismerés, metaadat-kinyerés.
- Osztályozás és irattípus-felismerés – sablonok, kulcsszavak, tanuló szabályok.
- Iktatás – iktatószám képzés, tárgy/ügy metaadatok, kapcsolódó ügyek összerendelése.
- Szétosztás – szervezeti egység, ügytípus, földrajzi vagy SLA-szabály alapján.
- Ügyintézési workflow – felelős kijelölés, határidők, helyettesítés, értesítések.
- Válaszirat és sablonok – előkészítés, jóváhagyás, kimenő posta integráció.
- Archiválás és keresés – jogszabály-kompatibilis megőrzés, teljes szövegű keresés.
- Riport és SLA-követés – átfutási idők, torlódási pontok, beavatkozási javaslatok.
Kulcsfunkciók
- OCR + osztályozás szövegfelismerés, tömeges feldolgozás.
- Automatikus iktatás és iratkapcsolás (ügy, partner, téma, hivatkozási szám).
- Workflow-motor határidőkkel, emlékeztetőkkel, helyettesítéssel.
- SLA-riasztások és dashboardok (vörös/sárga/zöld státusz).
- Duplikáció-szűrés és hiánypótlási kör kezelése.
- Jogosultság- és szerepkörkezelés, részletes audit követés.
- Mobil és web: online jóváhagyás, megtekintés, státuszváltás.
Integrációk
- Kimenő posta / e-aláírás / ügyirat-készítés modulok.
- Ügyviteli/CRM/ERP rendszerek (partner- és ügyadatok, referencia-számok).
- E-mail és űrlapcsatornák: automatikus beemelés, metaadatolás, naplózás.
- SSO/AD: egységes jogosultság- és felhasználókezelés.
KPI-k és jelentések
- Átlagos és medián átfutási idő ügytípusonként
- SLA-megsértések száma/aranya, riasztási események
- Elsőre helyes osztályozás aránya, manuális beavatkozások száma
- Bejövő mennyiségek csatornánként (papír, e-mail, űrlap)
- Szűk keresztmetszetek és várakozási idők
Tipikus eredmények
- 30–60% időmegtakarítás a rögzítés- és iktatási szakaszban.
- Válaszidők csökkenése és SLA-betartás javulása.
- Audit-kész folyamat: visszakereshető, naplózott ügyintézés.
Kinek ajánljuk?
- KKV-k és közép/nagy szervezetek, magas bejövő iratforgalommal.
- Közszolgáltatók és ügyfélszolgálatok, ahol a határidők és átláthatóság kritikusak.
- Több telephelyes működés, vegyes (papír + digitális) csatornákkal.
Gyakori kérdések
Mi történik rossz osztályozás esetén?
Kivétel-workflow indul, kézi felülbírálással; a rendszer tanul a javításokból.
Hogyan kezeljük a vegyes csatornákat?
Minden csatorna egységes érkeztetési és iktatási szabály alá esik; forrás szerint címkézve.
Van e-aláírás és kimenő posta támogatás?
Igen, szabványos interfészekkel; a válasziratok automatikusan archiválódnak.
Megfelelés és audit?
Teljes naplózás, visszakereshetőség, szabályalapú megőrzés és selejtezés.
Szeretnéd 30 nap alatt alatt látni az eredményeket?
Kérj ingyenes Konzultációt és élő demót az ELO Digitalizált bejövő posta megoldásról.
Vagy töltsd ki az űrlapot, és 1 munkanapon belül visszahívunk.